Språkkonsultens råd: ”Krångla inte till det i onödan”

Språkkonsulten Anna Antonsson tycker att Region Norrbotten gör rätt som utbildar anställda i klarspråk. ”Det är viktigt för demokratin att ni underlättar för människor att förstå era texter. Det finns dessutom både pengar och tid att spara om ni skriver på ett sätt som verkligen når fram”, säger hon.

Allt från kallelser till webbartiklar och underlag till politiska beslut – varje vecka produceras ett stort antal texter i Region Norrbotten. Under två dagar har Anna Antonsson, examinerad språkkonsult i svenska, utbildat regionanställda i klarspråk.

Arrangemanget inleddes med en föreläsning i Sessionssalen i Regionhuset, öppen för alla intresserade medarbetare. Närmare 200 personer tog chansen att på plats eller via Teams lära sig mer om hur man skriver och strukturerar texter utifrån ett klarspråksperspektiv.

Därefter genomfördes tre separata utbildningstillfällen, där 57 anställda vid avdelningen för regional utveckling, vid staben/kansliet och vid hälso- och sjukvårdsavdelningen fick möjlighet att öva praktiskt.

Anna Antonsson har föreläst vid olika myndigheter och organisationer i Sverige och ser positivt på regionens satsning på klarspråk. "Målet är att era texter ska bli så vårdade, enkla och begripliga som möjligt. Detta inte bara för att det står i språklagen, utan för demokratins, bemötandets och effektivitetens skull", säger hon.

Fler till mammografi

Men vad kan klarspråk göra för skillnad i praktiken? Anna Antonsson berättar om en undersökning i Region Stockholm och Region Gotland, där kallelsen till mammografi gjordes om och fick en bearbetad text, ordet ”Kallelse” som rubrik och tydliga underrubriker. Därefter skickade man ut de två breven varannan vecka och mätte hur många som kom till mammografiscreeningen.

– Veckor när det nya brevet gick ut så valde fler kvinnor att få sina bröst undersökta. Om man utgår från att fler liv kan räddas om fler kontrollerar sina bröst så visar det att klarspråk i slutändan kan rädda liv, säger hon.

Klarspråk kan också resultera i tidsvinster. En studie från Norge visade att enklare fakturor och tydligare riktlinjer för bostadsbidrag minskade antalet frågor till kommunerna.

– Det blev tydligare vad invånarna skulle göra och färre fakturor gick till inkasso, berättar Anna Antonsson.

Kristian Ekman, Bodil Larsson och Sophie Hedlund arbetar som strateger vid regionstaben och skriver alla mycket i jobbet. Via staben passerar även underlag till ärenden som regionens politiker ska kunna förstå och fatta beslut om.

Therese Nystad, Jeanette Lind, Barbro Backgård och Nuria Melé Aldenbäck är fyra av hälso- och sjukvårdsavdelningens medarbetare som fått möjlighet att fördjupa sina kunskaper om klarspråk.

Anna Antonsson lyfter fram vikten av att lotsa läsaren in i texten med bland annat mellanrubriker, ett aktivt språk och punktlistor. ”Utgå från läsarens perspektiv, inte regionens. Och krångla inte till det i onödan”, uppmanar hon.

Vem ska läsa?

De allmänna råden är att ha en bra struktur på texterna, med underrubriker och tydlig styckeindelning. Det ska finnas ett syfte med texten, där avsändaren tänkt igenom vad läsaren förväntas göra, känna eller veta. Meningarna ska vara lätta att läsa, sammanhangen tydliga och språket anpassat till läsarens behov.

– Graden av klarspråk kan variera, men ska alltid utgå från läsarens situation. Har man en rapport som man vet i första hand ska läsas av andra experter utgår man från den målgruppen. Vänder man sig till människor som exempelvis behöver boendestöd behöver man kanske även bearbeta texten till lätt svenska, förklarar Anna Antonsson.

Kan regionen uppfattas som mindre seriös om vi inte skriver på kanslisvenska?
– Nej, det tror jag inte är någon risk. Tvärtom så använder sig många myndigheter idag av ett du-tilltal och ett begripligt språk. Speciellt om man vänder sig till människor i en utsatt situation är det jätteviktigt att man skriver på ett sätt som inger förtroende, utan krångliga ord och formuleringar.

Ligger nära

Den finns en föreställning om att alla som har en högre utbildning också kan uttrycka sig tydligt i skrift. Stämmer det?
– Nej, absolut inte! På universitetet ska man skriva på ett visst sätt och det skrivsättet fungerar bra i det sammanhanget. När man ska vända sig till andra målgrupper fungerar det betydligt sämre. Det svåra är att släppa på sådant man en gång lärt sig. Dessutom kan det ”sitta i väggarna” hur en text från Region Norrbotten ska låta, formuleringar som kanske bygger på gamla förlagor. Så man kan inte säga att alla som är utbildade eller experter kan uttrycka sig begripligt i skrift.

Text och foto: Ulrika Englund
Foto från Sessionssalen: Maria Lindgren