Så arbetar regionen med att matcha det som efterfrågas av patienterna

Just nu pågår ett arbete i Region Norrbotten med att införa PKS, produktions- och kapacitetsstyrning, i vården. ”Det var knappt någon som visste vad det var då vi införde det för ett år sedan, men idag vet alla som jobbar här det”, säger Mika Sorvisto, enhetschef på Övertorneå hälsocentral, som är först ut bland länets glesbygdshälsocentraler att införa det till gagn för både medarbetare och patienter.

Övertorneå är den glesbygdshälsocentral som är först ut i Norrbotten med att arbeta med produktions- och kapacitetsstyrning, PKS, konstaterar Mika Sorvisto och Maria Rännare. ”I uppdragsbeskrivningen för pilotprojektet framgår att vi ska kunna matcha det som efterfrågas av patienterna på bästa sätt”, säger Maria Rännare.

Att ha PKS som arbetsmetod är egentligen inget nytt för Övertorneå hälsocentral.

– Nej, för mig är det inget konstigt. Vi har långt innan jag kom hit för ett år sedan arbetat med daglig verksamhetsstyrning och haft engagerade medarbetare med god förståelse för verksamhetens mål och prioriteringar. PKS innebär en naturlig vidareutveckling, säger Mika Sorvisto, som precis kommer från en utvärdering av PKS-införandet på de allmänmedicinska vårdplatserna som han ansvarar för.

Lagt grunden

Övertorneå hälsocentral ingår i den pilot för breddinförande av PKS som pågår och som lägger grunden för alla andra verksamheter där arbetssättet ska införas på sikt.

– Vi har lagt ned en hel del tid på att ta fram mallar där vi uppdaterar relevant statistik. Det ger en grund för andra glesbygdshälsocentraler att bygga vidare på, säger Maria Rännare, enhetschef med ansvar för mottagningen, medan hon öppnar upp det Excelark som används på sin dator.

Övertorneå är den glesbygdshälsocentral som är först ut i PKS-piloten i länet, till gagn för andra som kommer att införa arbetsmetoden framöver, konstaterar Mika Sorvisto och Maria Rännare. ”I uppdragsbeskrivningen för pilotprojektet framgår att vi ska kunna matcha det som efterfrågas av patienterna på bästa sätt”, säger Maria Rännare.

Fyller i mall

I mallen fyller Mika Sorvisto och Maria Rännare varje dag i olika uppgifter.

– För de allmänmedicinska vårdplatserna handlar det exempelvis om beläggning, som normalt är sex platser plus en överbeläggningsplats, patienternas vårdtyngd, om de exempelvis har stomier eller behöver sondmatning eller såromläggningar, och bemanningen av olika yrkeskategorier inklusive extrapersonal. I förlängningen kommer det att vara ansvarig sjuksköterska för varje pass som fyller i mallen.

– På mottagningen kartläggs bland annat antal jourbesök och diktat, vilket framgår av statistik som hämtas från Cosmic. Vi har också gjort en egen utredning över hur lång tid det tar i snitt per diktat och fått fram en cirkatid på 15 minuter. Våra medicinska sekreterare blev jätteglada att vi uppmärksammar och synliggör vad deras arbetstid går åt till, säger Maria Rännare.

Avvikelser och trender

Hon tillägger:

– I takt med att regionens vårdinformationsstöd Cosmic förbättras hoppas vi också att det ska ge oss fler nyckeltal som hjälper oss i planeringen, säger Maria Rännare.

Statistiken bidrar till att få koll på avvikelser och trender.

– Vi kan också se om vi behöver låna personal mellan avdelningarna. Om vi exempelvis har patienter med stor vårdtyngd inneliggande kanske det behöver lånas in sjuksköterskor från mottagningen dit. På sikt kommer vi också att kunna se vilka dagar, månader och storhelger det brukar avvika mest och när vi brukar ha mycket övertid. Det ger oss en möjlighet att kunna planera produktionen och ekonomistyrningen, säger Maria Rännare.

Maria Rännare, som kommer från Övertorneå, och Mika Sorvisto, som pendlar från finska Torneå, har arbetat 25 respektive 30 år inom regionen och före detta landstinget.

Hållbar arbetsmiljö

Ett exempel på hur verksamheten kan anpassa sig efter patientflödet är att de numer inte har specialistmottagning eller hälsosamtal på måndagar då trycket är som störst.

Mika Sorvisto visar på Excelarket att det i juni var 97,89 procents beläggningsgrad på de allmänmedicinska vårdplatserna medan Socialstyrelsen rekommenderar max 84 procent.

– Med det som stöd kanske vi nästa år behöver planera in extra personal i juni och planerade operationer kanske kan flyttas till när det brukar vara lägre beläggningsgrad. PKS har tydliggjort behovet av att i större utsträckning anpassa personalresurserna efter den faktiska belastningen på avdelningen, säger han och tillägger:

– När det är hög vårdtyngd behöver bemanningen regelbundet utvärderas för att säkerställa god patientsäkerhet, rimlig arbetsbelastning för medarbetarna och en hållbar arbetsmiljö.

Patienttid

Maria Rännare konstaterar att de också studerat hur mycket tid som läggs på patienterna, där det inte enbart är själva besöket som räknas in.

– Själva patientbesöken tar runt 40-60 procent av all tid, men det tillkommer ju tid för exempelvis intern konsultation där sjuksköterskan kanske får stå och vänta i korridoren på att en läkare ska bli ledig, labbesök och administration. Vi har också tittat på hur många system som medarbetarna behöver logga in på varje skift, som exempelvis TeleQ, mejl, Cosmic, Plattform24, Teams, VAS och så vidare. Det tar också mycket tid, säger Maria Rännare.

PKS-arbetet har bidragit till att medarbetarnas arbetsmiljö synliggjorts vilket skapar förutsättningar för framtida förbättringar, enligt Maria Rännare och Mika Sorvisto.

Jämnare arbetsbelastning

En av de förändringar som genomförts i våras är regelbunden dialog med akutmottagningen på Kalix sjukhus varje vecka för att färre patienter ska hamna fel, men utvärdering pågår för att se vad som kan göras ytterligare. Kvälls- och helgöppet och samordning av läkarkonsultationen är exempel på frågor som diskuteras.

De tycker båda att PKS-arbetet mottagits positivt av medarbetarna.

– Vi klargör vilka resurser vi har och vad vi förväntar oss av medarbetarna beroende på vad de jobbar med. När ansvar, roller och processer blir tydligare skapas bättre förutsättningar för en jämnare arbetsbelastning, ökad patientsäkerhet och effektivare resursanvändning. Det leder till att fler medarbetare stannar kvar hos oss. PKS är något bra för både patienterna och medarbetarna.

Text och foto: Jonas Hansson

Mika Sorvisto är fysioterapeut, något han också arbetar som 50 procent just nu på grund av att flera fysioterapeuter är föräldralediga. Maria Rännare är utbildad AKS, avancerad klinisk specialistsjuksköterska, samt ambulanssjuksköterska.

Bakgrund

Region Norrbotten har genom programmet Tillgängliga för norrbottningen (TFN), som grundar sig på en metod framtagen av Socialstyrelsen, inlett ett breddinförande av produktions-och kapacitetsstyrning (PKS) i all vårdverksamhet. Målet är att utveckla ett gemensamt och datadrivet arbetssätt för planering, uppföljning och styrning av verksamheten.

Genom att analysera vårdbehov, patientflöden, beläggning, kapacitet och bemanning ska verksamheten kunna dimensionera resurserna bättre och säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig vid rätt tidpunkt. Genom systematisk uppföljning skapas förutsättning för bättre arbetsmiljö och ökad patientsäkerhet.

Ett Excelark fyllt med dagligt uppdaterad statistik utgör produktionsplanen för de allmänmedicinska vårdplatserna på Övertorneå hälsocentral.